RechnungsWächter
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Funktion

Vorbereitende Buchhaltung: Belege sortiert an den Steuerberater

Vorbereitende Buchhaltung ist alles, was vor der Buchung passiert: Belege sammeln, prüfen, sortieren und vollständig an den Steuerberater übergeben. Gemeint ist hier die Aufgabe im eigenen Betrieb, nicht der Beruf in der Kanzlei. Gebucht und aufbewahrt wird danach beim Steuerberater oder im Buchhaltungsprogramm, die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Betrieb.

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Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos. Server in Deutschland.

RechnungsWächter auf dem Smartphone: Belegübersicht nach Dokumentarten für die Übergabe an den Steuerberater
So macht es RechnungsWächter

RechnungsWächter übergibt deine Belege nach Typ sortiert per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Rechnungen gehen mit Belegbild. Vorher prüft RechnungsWächter jede Lieferantenrechnung und meldet Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen. Mit BuchhaltungsWächter kommen der Kontierungsvorschlag, die Suche nach fehlenden Belegen und die Zuordnung zum Bankumsatz dazu. Ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.

Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung. RechnungsWächter bereitet die Belege vor, gebucht und aufbewahrt wird beim Steuerberater oder in deinem Buchhaltungsprogramm.

Aktualisiert am

Aus dem Betrieb

Zwei Momente, die du aus deinem Betrieb kennst

Der Ordner fährt in die Kanzlei

Einmal im Monat geht ein Ordner voller Papier zum Steuerberater. Was darin fehlt, fällt dort erst Wochen später auf, und dann beginnt die Suche.

Der freie Tag gehört den Rechnungen

Der Partner macht die Buchhaltung am Ruhetag. Belege aus mehreren Postfächern, von Handys und aus der Küchenschublade, jede Datei einzeln weitergeleitet.

So funktioniert es

Drei Schritte, vom Beleg bis zum Steuerberater

  1. 1

    Belege gehen ein

    Per Foto, E-Mail-Weiterleitung, Upload oder angebundenem Postfach. Auch dein Steuerberater kann Belege direkt an die Adresse deines Standorts schicken.

  2. 2

    Geprüft und sortiert

    RechnungsWächter prüft Pflichtangaben, Menge und Preis, erkennt doppelte Belege und ordnet jeden Beleg seinem Typ zu. Was nicht passt, kommt als Fall zu dir, bevor es beim Steuerberater landet.

  3. 3

    Übergabe per Mail

    Du legst einmal fest, wohin die Belege gehen: an deinen Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Zahlungsinformationen kannst du an eine zweite Adresse schicken, etwa an die Buchhaltung in der Familie.

Im Detail

Was RechnungsWächter für dich übernimmt

  • Übergabe per Mail an Steuerberater, DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD
  • Belegbild zu jeder Rechnung und Gutschrift
  • Sortierung nach Typ: Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen
  • Zeitpunkt wählbar: nach erfolgreicher Prüfung oder als Sofortversand direkt nach dem Upload
  • Belegexport und Zahlungsexport getrennt, auf Wunsch an zwei Adressen
  • Vor der Übergabe: Duplikate abgewiesen, dazu der Hinweis, wenn eine Belegart fehlt, die du je Lieferant verlangst
  • Eigener Zugang für deine Steuerberatung, zusätzlich zur Übergabe per Mail
  • Offene Rechnungen und Fälligkeiten je Lieferant, mit erkannten Skonto-Fristen
  • Mit BuchhaltungsWächter: Kontierungsvorschlag zur Rechnung, gebucht wird beim Steuerberater
  • Mit BuchhaltungsWächter: fehlende Belege im angebundenen Postfach suchen und beim Lieferanten anfragen
  • Mit BuchhaltungsWächter: Belege dem Bankumsatz oder der Kreditkartenabrechnung zuordnen, Bankkonten und Kreditkarten anbinden
  • Mit BuchhaltungsWächter: Monatsabschluss-Ansicht, Rückfragen am Beleg und Übergabeprotokoll für die Kanzlei

Du willst die Belege fertig vorbereitet übergeben?

Dafür gibt es BuchhaltungsWächter, die vorbereitende Buchhaltung als eigenes Paket. RechnungsWächter ordnet dann Belege dem passenden Bankumsatz oder der Kreditkartenabrechnung zu, fragt fehlende Belege beim Lieferanten an und legt den Rechnungen einen Kontierungsvorschlag bei. Bankkonten und Kreditkarten bindest du dafür an. Deine Kanzlei sieht zum Monatsabschluss, was fehlt und was übergeben ist.

BuchhaltungsWächter kostet 69 Euro pro Standort und Monat zusätzlich zu RechnungsWächter, im Jahresabo 20 Prozent weniger. Derzeit schalten wir das Paket für ausgewählte Betriebe frei.

Auf die Warteliste setzen

Dein Steuerberater zeigt dir Vergangenheit. RechnungsWächter zeigt dir Jetzt.

Die BWA zeigt dir später, dass der Wareneinsatz gestiegen ist. RechnungsWächter zeigt dir vorher, welcher Preis, welche Menge oder welches Pfand dafür verantwortlich ist, und was du dagegen tust: nachverhandeln, reklamieren, zurückfordern. Beides brauchst du, aber nur eines zeigt dir, wo du Geld sparst.

„Du musst nicht mehr glauben. Du siehst es.“

Für wen

Für welche Betriebe das gemacht ist

  • Restaurants, Cafés, Bars und Hotels ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, die mit einem Steuerberater arbeiten
  • Betriebe, die Belege heute im Ordner zur Kanzlei bringen oder einzeln per Mail weiterleiten
  • Handwerk, Einzelhandel und Großhandel, deren Buchhaltung in DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD läuft

RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Im Vergleich

Wo RechnungsWächter neben Warenwirtschaft, Buchhaltung und Kasse steht

Vier Ansätze im Einkauf. Der Unterschied liegt darin, wer deine Belege prüft, bevor der Steuerberater bucht.
Ansatz Fokus Geeignet für
Warenwirtschaft gastronovi, FoodNotify Bestellungen, Rezepturen, Bestände und Inventur in einem System Betriebe mit Fachpersonal, das dieses System hauptsächlich bedient und Stammdaten, Rezepturen und Bestände pflegt. FoodNotify nennt dazu das Scannen von Rechnungen mit Prüfung von Artikeln, Mengen und Preisen; die Warenwirtschaft von gastronovi setzt das gastronovi-Kassensystem voraus
Buchhaltung sevdesk, Lexware Office Belege erfassen und buchen, Umsatzsteuer, Bankanbindung, Einnahmenüberschussrechnung Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst führen
Kasse mit DATEV-Anbindung Lightspeed, POSSUM Umsätze erfassen und Kassendaten an DATEV übergeben Betriebe, die vor allem die Umsatzseite digital an den Steuerberater bringen wollen
Spezialist Rechnungsprüfung RechnungsWächter Lieferantenrechnungen Position für Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis prüfen, vor der Zahlung Betriebe ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, die Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen finden wollen, ohne Kasse oder Warenwirtschaft zu wechseln und ohne jemanden, der ein System hauptsächlich bedient

Rechnungsprüfung-Software im Vergleich: Candis, Flowers und RechnungsWächter im Einzelnen

Fakten

Alles, was du vor dem Kennenlernen wissen willst

9 Minuten je Papierrechnung

vom Empfang bis zur Buchung, PDF 7 Minuten, E-Rechnung 6. Bei 100 Rechnungen im Monat rund 15 Stunden, meist nach Feierabend.

Quelle: IW Consult 2025, Zeit je Eingangsrechnung, Befragung von 201 KMU
41 Euro je angefangene Viertelstunde

kostet jede Rückfrage deines Steuerberaters zu einem Beleg, der fehlt oder unklar ist: Zeitgebühr 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, für Aufträge seit dem 1. Juli 2025.

Quelle: § 13 StBVV (Zeitgebühr); BStBK, Leitfaden Honorarmanagement, Juni 2025
19 Euro je 100 Euro

Vorsteuer sind weg, wenn die Rechnung fehlt. Ohne Rechnung nach § 14 UStG gibt es keinen Vorsteuerabzug; ein Eigenbeleg rettet die Betriebsausgabe, nicht die Vorsteuer.

Quelle: § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG
Dein Start

In drei Schritten startklar

Enthalten im Paket RechnungsWächter: ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, unbegrenzt viele Nutzer. Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich, keine Einrichtungsgebühr für einzelne Betriebe. Alle Preise

  1. 1

    Kennenlernen, 30 Minuten

    Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo RechnungsWächter in deinem Betrieb ansetzt.

  2. 2

    Angeleitete Einrichtung

    Sofort startklar: Wir richten alles in 15 Minuten mit dir ein. Der erste Beleg kommt per Foto, E-Mail oder Upload.

  3. 3

    14 Tage kostenlos testen

    Danach testest du 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Lieferanten. Die 14 Testtage kosten dich nichts. Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach.

14 Tage kostenlos testen

Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.

FAQ

Häufige Fragen

Was ist vorbereitende Buchhaltung?

Die Arbeit vor der Buchung: Belege sammeln, auf Vollständigkeit und Pflichtangaben prüfen, nach Art sortieren und dem Steuerberater übergeben. Gebucht wird danach beim Steuerberater oder im Buchhaltungsprogramm. In Gastronomie und Handel ist das der Teil, der am Monatsende liegen bleibt, weil er meistens nach Feierabend passiert.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Aufbewahrt werden sie im Buchhaltungsprogramm oder beim Steuerberater, die Pflicht nach GoBD bleibt beim Betrieb. RechnungsWächter archiviert nicht, sondern schickt die Belege dorthin. Wie ein einzelner Beleg einzuordnen ist, klärt dein Steuerberater.

Was ist DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online ist die Anwendung, in der Betrieb und Steuerberater gemeinsam mit Belegen und Buchungsdaten arbeiten. Belege lassen sich dort hochladen oder per Mail einreichen. RechnungsWächter nutzt den Weg per Mail und schickt die Belege direkt dorthin, statt dass du jede Datei einzeln hochlädst.

Was ist ein Kontierungsvorschlag?

Kontierung heißt, einem Beleg das Sachkonto zuzuordnen, auf das er gebucht wird. Mit dem Paket BuchhaltungsWächter legt RechnungsWächter den übergebenen Rechnungen einen Vorschlag dafür bei. Buchen tut weiter dein Steuerberater: Er übernimmt den Vorschlag oder ändert ihn. Eine Buchungsdatei im DATEV-Format entsteht dabei nicht.

Wann geht ein Beleg an den Steuerberater?

Das stellst du ein. Entweder nach erfolgreicher Prüfung, dann kommt nur Geprüftes an. Oder als Sofortversand direkt nach dem Upload, dann ist der Beleg schnell in der Buchhaltung, aber noch nicht fachlich geprüft. Zahlungsinformationen kannst du getrennt an eine zweite Adresse schicken.

Bekommt der Steuerberater auch Kassendaten von RechnungsWächter?

Nein. RechnungsWächter übergibt Eingangsbelege: Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, jeweils mit Belegbild. Kassendaten und Umsätze kommen weiter über deine Kasse zum Steuerberater. Ein Kassenbuch führt RechnungsWächter nicht. Mit BuchhaltungsWächter gehen Kassenbelege an das Kassenbuch in deiner Buchhaltung.

Muss mein Steuerberater dafür etwas umstellen?

Nein. Er bekommt die Belege per Mail oder in DATEV Unternehmen online, so wie heute auch. Auf Wunsch bekommt die Kanzlei einen eigenen Zugang. Schickst du Belege bisher selbst an DATEV, kann das parallel weiterlaufen. RechnungsWächter bekommt sie dann zusätzlich und prüft sie, bevor jemand bezahlt.

Wie kann ich in der Gastronomie Belege für den Steuerberater digitalisieren?

Fotografiere Lieferscheine und Papierrechnungen, sobald die Ware kommt, und leite Rechnungen per Mail an eine feste Beleg-Adresse weiter. Wichtig ist ein Weg für alle Belege statt vieler. RechnungsWächter nimmt Belege per Foto, Mail, Upload und Postfach an, sortiert sie nach Typ und übergibt sie an deinen Steuerberater oder an DATEV Unternehmen online.

Zusammenspiel

Ein System statt fünf

Aus denselben geprüften Belegen entstehen die anderen Module.

Belegübergabe an die Buchhaltung

RechnungsWächter sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, weist RechnungsWächter dich darauf hin. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.

Vorbereitende Buchhaltung (BuchhaltungsWächter)

BuchhaltungsWächter ergänzt RechnungsWächter um die vorbereitende Buchhaltung. Er ordnet Belege dem passenden Bankumsatz oder der Kreditkartenabrechnung zu und zeigt Zahlungen, zu denen noch kein Beleg da ist. Bankkonten und Kreditkarten bindest du dafür an. Fehlt ein Beleg, sucht er ihn im Postfach und fragt beim Lieferanten nach. Rechnungen gehen mit Kontierungsvorschlag an die Kanzlei, Kassenbelege gehen an das Kassenbuch in deiner Buchhaltung. Zum Monatsabschluss sieht die Kanzlei, was fehlt, was ungeklärt ist und was übergeben wurde. Rückfragen stellt sie direkt am Beleg, die Übergaben stehen im Protokoll. Wiederkehrende Belege wie Miete oder Leasing überwacht er, Bewirtung und Trinkgeld lassen sich kennzeichnen. Aufpreis 69 Euro je Standort und Monat, derzeit über die Warteliste.

Formelle Prüfung

RechnungsWächter prüft jede Eingangsrechnung auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG, rechnet Summen und Steuer nach und erkennt Duplikate, bevor eine Rechnung zweimal bezahlt wird.

Rechnungsprüfung
Erfassung und Eingang

RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs. Er klassifiziert jeden Beleg, liest ihn bis zur einzelnen Position aus und liest handschriftliche Korrekturen auf dem Lieferschein mit: eine durchgestrichene Menge zählt beim Abgleich. 14 Belegarten und alle E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) sind abbildbar.

Belege digitalisieren
Reklamation

Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position. Sie geht automatisch oder nach deiner Freigabe an den zuständigen Kontakt beim Lieferanten, das legst du in den Assistenten-Einstellungen fest. RechnungsWächter hält sie nach, bis die Gutschrift auf einer Rechnung auftaucht. Eine Reklamation aus dem Betrieb heraus startet mit einem Foto.

Reklamation
Einkaufs-Controlling und Dashboard

RechnungsWächter berechnet Wareneinsatzquote, Kosten nach Art und Einkauf nach Warengruppe aus geprüften Rechnungspositionen, in drei Modi: Einzelmonat, Zeitraum und Vergleich. Die Personalkostenquote kommt aus Lohnkosten, die du einträgst oder per API übergibst. Fixkosten, Abschläge und Raten von der Miete bis zur GEMA gehören dazu, ebenso offene Verbindlichkeiten und die Fälligkeiten der nächsten dreißig Tage.

Controlling
Anbindungen und API

RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.

Integrationen
Was RechnungsWächter nicht macht

Damit du weißt, woran du bist

RechnungsWächter prüft, meldet und übergibt. Alles Weitere bleibt bei deinem Steuerberater und den Systemen, die du dafür schon hast.

Was RechnungsWächter nicht übernimmt
  • Kein DATEV-Dateiformat, keine Buchführung, keine Buchung. Der Steuerberater bleibt. Den Kontierungsvorschlag, die Suche nach fehlenden Belegen und die Zuordnung zum Bankumsatz gibt es mit BuchhaltungsWächter. Kein Archiv für die gesetzliche Aufbewahrung nach GoBD; die liegt beim Steuerberater oder im Buchhaltungsprogramm.
  • Keine Buchführung, keine Buchung, kein Kassenbuch, kein DATEV-Dateiformat, keine steuerliche Beurteilung. Der Kontierungsvorschlag bleibt ein Vorschlag, der Steuerberater bleibt. Kein Archiv für die gesetzliche Aufbewahrung nach GoBD. Nur zusammen mit RechnungsWächter. Derzeit für ausgewählte Kunden freigeschaltet, Aufnahme über die Warteliste. Das Abholen von Belegen aus Lieferantenportalen ist geplant und noch nicht verfügbar.
  • Keine steuerliche Beurteilung, keine Buchung.
Aus dem Betrieb

Noch ein Moment, den du kennst

Wofür war diese Rechnung?

Auf der Rechnung steht nur eine Artikelnummer und „Diverses“. In der Kanzlei weiß niemand, ob das Ware, Reinigung oder eine Reparatur war. Die Rückfrage kommt per Mail, zwei Wochen später.

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