RechnungsWächter
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Ketten und Franchise

Mehrstandort-Controlling für Ketten und Franchise

Alle Firmen und Standorte nebeneinander, mit den Zahlen von heute. RechnungsWächter prüft in jedem Standort die Belege, FilialWächter zeigt dir, wo ein Betrieb zu viel bezahlt.

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Wir sehen uns gemeinsam deine Standorte an und zeigen dir den Überblick über alle Betriebe. Server in Deutschland.

Dasselbe Café mit gleicher Markise an drei Standorten, an jeder Tür wird eine Lieferung angenommen
RechnungsWächter für Ketten und Franchise

RechnungsWächter prüft in jedem Standort die Lieferantenrechnungen und meldet Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen, bevor du bezahlst. Für das Mehrstandort-Controlling über mehrere Firmen legt FilialWächter alle Standorte in ein Cockpit, in Echtzeit. Dazu kommt ein täglicher KI-Report per Mail. RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, FilialWächter kommt pauschal für 99 Euro monatlich dazu.

Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung: Gebucht wird in der Kanzlei.

Referenz für die Prüfung: wie in der Branche des einzelnen Standorts, also Lieferschein, Preisliste oder letzte Rechnung.

Aktualisiert am

Deine Belegwelt

Was bei dir reinkommt, und wie es zu uns kommt

Beleg So kommt er an
Lieferantenrechnungen aus jedem Standort Eigene Beleg-Adresse je Standort, Foto mit der App, angebundenes Postfach
Lieferscheine bei der Warenannahme im Standort Foto vor Ort, handschriftliche Korrekturen werden mitgelesen
Preislisten und Rahmenvereinbarungen Je Standort hinterlegt, danach Referenz für jede Prüfung
Gutschriften, Umsatzberichte und Lieferdienstabrechnungen Je Standort eingelesen, RechnungsWächter lernt jede neue Belegart an
Dein Alltag

Wo es weh tut

Der Preis kommt nach dem Monat

Mehrere Filialen, dieselben Zutaten, derselbe Lieferant. Dass eine Filiale die Paprika seit Wochen deutlich teurer bezahlt, zeigt erst die Monatsauswertung. Bezahlt ist es da längst.

Mehrere Firmen, eine Zentrale

Die Zentrale kontiert für mehrere GmbHs von Hand. Jeder Standort schickt seine Belege auf einem anderen Weg, und am Monatsende fehlen wieder welche. Bis alles in der Kanzlei liegt, ist der nächste Monat da.

Die Getränke bestellt der Standort

Die Zentrale verhandelt die Küche. Getränke bestellt jeder Standort selbst, am Telefon oder per Smartphone. Ob die Preise dort stimmen, sieht in der Zentrale niemand.

Mehrere Firmen, viele Standorte: RechnungsWächter für Ketten und Franchise

Mehrere Firmen, viele Standorte, Belege aus allen Richtungen. In knapp drei Minuten siehst du, wie RechnungsWächter jeden Beleg holt, prüft, vorkontiert und dir alle Betriebe nebeneinander zeigt.

Die Stimme im Video ist KI-generiert. Die Zahlen in der App sind Demo-Daten, die Ersparnis am Schluss ist ein Erfahrungswert.

Text des Videos lesen

Das kennst du: mehrere Firmen, viele Standorte, Belege aus allen Richtungen. Und wenn die Zahlen da sind, ist der Monat schon vorbei. RechnungsWächter holt jeden Beleg, prüft, kontiert vor und zeigt dir alle Betriebe nebeneinander, in Echtzeit.

Jeder Standort bekommt seine eigene Beleg-Adresse, darüber liegen Firma und Gruppe. Deine Leute fotografieren Belege im Laden mit der App, Postfächer und Online-Plattformen sind angebunden, und RechnungsWächter zieht die Belege automatisch. Niemand muss mehr etwas suchen oder weiterleiten. Den Aufbau legen wir gemeinsam mit euch an.

Jeder Beleg wird bis zur Position gelesen, egal in welchem Format, und gegen Lieferschein und vereinbarten Preis geprüft. Was abweicht, wird vor der Zahlung gemeldet. So erfährst du sofort, wo du durch Fehler Geld verlierst. RechnungsWächter arbeitet mit Rechnungen, Gutschriften, Umsatzberichten, Lieferdienstabrechnungen und vielen weiteren Belegtypen und lernt sie einfach an.

Jede Position landet direkt auf Warengruppe und Konto, Stammdaten legt RechnungsWächter selbst an. Du korrigierst einmal, und ab dem nächsten Beleg macht er es richtig. Wie selbstständig er arbeitet, stellst du ein. Du behältst immer die Übersicht und kannst jederzeit eingreifen.

So ist die Buchhaltung vorbereitet: vorkontiert, jeder Beleg an seiner Zahlung. Fehlende holt er selbst aus Postfach, Online-Portalen wie Amazon oder Shopify oder beim Lieferanten. Gebucht wird in der Kanzlei.

Alle Firmen und Standorte liegen nebeneinander, mit Belegkosten, Preisen je Lieferant und Wareneinsatz. Aus deinen Rezepturen errechnet RechnungsWächter den Wareneinsatz je Gericht. Du siehst in Echtzeit, wo ein Betrieb zu viel bezahlt, und kaufst nach Fakten ein.

Küche, Büro, Franchise-Nehmer und Kanzlei arbeiten mit, in zehn Sprachen, dazu Kasse und Personallösung. Alle Kosten und Umsätze an einer Stelle, ohne dass jemand Listen zusammenträgt.

Wer was sieht und darf, stellst du je Betrieb ein. Und wenn du willst, macht deine Zentrale die Buchhaltung für alle, und jeder Franchise-Nehmer sieht nur seine eigenen Zahlen.

Was du dir sparst? Zehn bis fünfzehn Stunden Arbeit pro Woche, in jedem Standort. Abweichungen fallen vor der Zahlung auf, und du führst deine Gruppe datenbasiert, mit den Zahlen von heute. Dazu Überweisungen, Inventur, Reklamationen und mehr. RechnungsWächter, dein digitaler Mitarbeiter für dein Büro. Buch dir ein Kennenlernen.

Was RechnungsWächter hier macht

Die Module, die für dich zählen

Nur die Module, die in deinem Betrieb wirklich etwas ändern.

RechnungsWächter auf dem Tablet: Rechnungsprüfung mit den Positionen des Lieferscheins und einer markierten Abweichung
Rechnungsprüfung

RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. Die Preisreferenz wählst du je Lieferant: letzte Rechnung, Preisliste oder freigegebenes Angebot. Die Toleranzgrenze stellst du ebenfalls je Lieferant ein; gemeldet wird nach oben und nach unten. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Rechnungsprüfung
RechnungsWächter auf dem Smartphone: Preisverlauf eines Artikels mit dem Anstieg seit der letzten Rechnung
Preisentwicklung und Nachverhandlung

RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro. Ab zehn Prozent Aufschlag bei einem bekannten Artikel entsteht eine Nachverhandlungszeile mit Artikel, Lieferant, Preisänderung und dem Betrag, den der Preis dich im Zeitraum zusätzlich gekostet hat.

Preistracking
RechnungsWächter auf dem Tablet: Dashboard mit den Kosten nach Kategorie und dem Einkauf nach Warengruppe
Einkaufs-Controlling und Dashboard

RechnungsWächter berechnet Wareneinsatzquote, Kosten nach Art und Einkauf nach Warengruppe aus geprüften Rechnungspositionen, in drei Modi: Einzelmonat, Zeitraum und Vergleich. Die Personalkostenquote kommt aus Lohnkosten, die du einträgst oder per API übergibst. Fixkosten, Abschläge und Raten von der Miete bis zur GEMA gehören dazu, ebenso offene Verbindlichkeiten und die Fälligkeiten der nächsten dreißig Tage.

Controlling
FilialWächter

FilialWächter ergänzt RechnungsWächter oder MargenWächter um ein Cockpit über alle Standorte: mit Benchmark je Lieferant und Filiale, Preis-, Kostenstruktur- und Vertrags-Radar und einem täglichen KI-Report per Mail. 99 Euro im Monat pauschal, nicht je Standort.

Kontrollgrad, Rollen, Assistent

Wie viel RechnungsWächter selbst entscheidet, stellst du stufenlos ein: von „melde nur Verstöße gegen meine Regeln“ bis „ich entscheide jeden Punkt“. Wer freigeben, verbuchen oder nur aufnehmen darf, regeln Rollen und Rechte. Die Stammdaten für Lieferanten und Artikel pflegt der Assistent, du entscheidest. Der Chatbot beantwortet Fragen zu Belegen und Zahlen und führt Aktionen aus, soweit die Rolle es fachlich darf.

Rechnungsprüfung
Belegübergabe an die Buchhaltung

RechnungsWächter sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Geprüft heißt sortiert: Duplikate sind erkannt, Belege liegen je Typ vor. Fehlt ein Beleg, weist RechnungsWächter dich darauf hin. Aufbewahrt werden sie dort, wo sie ankommen: beim Steuerberater, in DATEV oder in deinem Buchhaltungsprogramm. Mit MargenWächter lassen sich Zahlungen über die Bankanbindung direkt aus der App auslösen. Freigabe und Überweisung sind dabei ein Schritt. Preislisten und Mengen lassen sich als Excel exportieren.

Buchhaltung
Anbindungen und API

RechnungsWächter läuft ohne Anbindung an Kasse oder Warenwirtschaft. Wer anbinden will, kann: Kassensysteme, Lieferdienste, Buchhaltung, Personaltools wie JobDone und Ordio, Bankkonten sowie eigene API-Schlüssel für Auswertung und Warenwirtschaft.

Integrationen

Was jeder Standort außerdem kann

Der ganze Umfang für Standorte in der Gastronomie auf einen Blick. Jeder Standort bucht, was zu seiner Branche passt.

Mit RechnungsWächter in jedem Standort

Erfassung und Eingang

RechnungsWächter nimmt Belege auf fünf Wegen an: Foto aus dem Betrieb, E-Mail-Weiterleitung, Upload, eigenes Postfach je Standort und Anschluss deines E-Mail-Postfachs.

Formelle Prüfung

RechnungsWächter prüft jede Eingangsrechnung auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG, rechnet Summen und Steuer nach und erkennt Duplikate, bevor eine Rechnung zweimal bezahlt wird.

Pfand und Leergut

RechnungsWächter führt den Pfandsaldo je Lieferant und Gebinde und meldet Leergut, das zurückgegeben, aber nicht gutgeschrieben wurde.

Reklamation

Aus einer erkannten Abweichung erstellt RechnungsWächter die Reklamation mit Beleg und Position.

Mit MargenWächter, plus 49 Euro je Standort

Inventur (MargenWächter)

MargenWächter ergänzt RechnungsWächter um die Inventur: gezählt wird raumweise aus dem Einkaufs-Artikelstamm, mit Zählvorlagen für Kühlhaus, Theke und Lager.

Bruch und Schwund (MargenWächter)

Mit MargenWächter erfasst das Team Bruch, Verderb und Schwund mit einem Foto, Grund und Menge; MargenWächter erkennt den Artikel, zeigt den Wert zum Einkaufspreis und macht daraus auf Wunsch eine Reklamation oder eine Bestandskorrektur.

Umsätze, Kasse, Lieferdienste (MargenWächter)

MargenWächter ergänzt RechnungsWächter um die Umsatzseite: Umsätze kommen per Kassenanbindung, per Foto vom Z-Bericht oder als PDF, dazu die Abrechnungen der Lieferdienste mit Umsatz je Tag und Gebühren.

Rezepturen und Bestellbedarf (MargenWächter)

MargenWächter ergänzt RechnungsWächter um Rezepturen: Für jedes Gericht siehst du den Wareneinsatz.

Einkaufsberatung

RechnungsWächter kennt alle Kosten eines Betriebs und findet auf Mandat Lieferanten und Anbieter mit besseren Preisen für Wareneinkauf, Energie und Gebühren bei Kartenzahlung.

Alle Standorte nebeneinander, mit den Zahlen von heute

Jeder Standort prüft seine Rechnungen mit derselben Referenz wie ein Einzelbetrieb. Was fehlt, ist der Blick über alle Firmen und Standorte. FilialWächter zeigt dir die Belegkosten nebeneinander, den Benchmark der Lieferanten über alle Filialen und die Kostenquote je Standort im Vergleich. Dazu gehören Preis-Radar, Kostenstruktur-Radar und Vertrags-Radar. So läuft das Filial-Benchmarking jeden Tag, und der KI-Report kommt jeden Morgen per Mail.

So ist deine Gruppe aufgebaut

Ganz oben steht deine Gruppe. Darunter liegen die Firmen, deine eigene GmbH und die Firmen deiner Franchise-Nehmer, und unter jeder Firma ihre Standorte. Jeder Standort hat eine eigene Beleg-Adresse. Deine Leute fotografieren Belege mit der App, das Postfach ist angebunden, und RechnungsWächter sammelt die Belege ein.

Wer was sieht und darf

Rollen und Rechte stellst du je Betrieb ein. Die Küche fotografiert Belege, das Büro prüft und gibt frei, und ein Franchise-Nehmer sieht nur seine eigenen Betriebe. Wenn du willst, übernimmt die Zentrale die vorbereitende Buchhaltung für alle.

Dieselben Warengruppen in jedem Standort

RechnungsWächter Dashboard auf dem Smartphone: Einkauf nach Warengruppe mit Lebensmitteln, alkoholischen und alkoholfreien Getränken, umschaltbar auf Untergruppen
Einkauf nach Warengruppe, wie ihn jeder Standort sieht.

Jeder Standort ordnet seinen Einkauf in RechnungsWächter denselben Warengruppen zu, aus demselben Katalog. Lebensmittel sind in jeder Filiale Lebensmittel, Pfand und Leergut laufen überall getrennt.

Erst damit sagt ein Vergleich etwas. Ein Standort mit mehr Getränken im Einkauf hat nicht automatisch teurer eingekauft. FilialWächter legt die Warengruppen deiner Standorte nebeneinander und zeigt dir, wo ein Betrieb für denselben Einkauf mehr bezahlt.

Übergabe an die Buchhaltung

Die geprüften Belege jedes Standorts gehen mit Belegbild an die Kanzlei, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD. Wenn du willst, übernimmt die Zentrale die vorbereitende Buchhaltung für alle Betriebe: Belege dem Bankumsatz zuordnen, fehlende anfordern, mit Kontierungsvorschlag übergeben. Gebucht wird in der Kanzlei.

Start klein

Den Aufbau mit allen Firmen und Standorten legen wir gemeinsam mit dir an, und wir bleiben dabei. Du musst nicht alle Standorte auf einmal umstellen: Starte mit ein oder zwei und nimm die übrigen dazu, wenn es läuft.

Für wen

Für welche Betriebe das gemacht ist

  • Ketten und Systemgastronomie ab zwei Standorten
  • Franchise-Systeme mit eigenen Firmen des Franchise-Gebers und der Franchise-Nehmer
  • Hotelgruppen und Handelsketten mit mehreren Standorten, jeder Standort mit den Modulen seiner Branche

RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.

Fakten

Alles, was du vor dem Termin wissen willst

Jeder Standort braucht RechnungsWächter, ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, auf Wunsch mit MargenWächter dazu. FilialWächter kommt pauschal für 99 Euro monatlich dazu.

Preise

Was RechnungsWächter für Ketten und Franchise kostet

RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 Euro. MargenWächter kommt ab 39,20 Euro je Standort und Monat bei jährlicher Zahlung dazu, bei monatlicher Zahlung 49 Euro. Damit kommt die Inventur dazu, und die Umsätze kommen automatisch statt von Hand. Mehrere Standorte führt FilialWächter zusammen, pauschal ab 79,20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, bei monatlicher Zahlung 99 Euro.

Unbegrenzt viele Nutzer. Alle Preise netto, das Angebot richtet sich an Unternehmen.

Basis
RechnungsWächter

Einkaufskontrolle und Belegprüfung für deinen Betrieb, pro Standort.

78,40 €
pro Standort / Monat
bei jährlicher Abrechnung · netto zzgl. USt.
Summe für 12 Monate
940,80 €
  • Belege digitalisieren und einreichenFoto/E-Mail; Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Angebote, ABs, Online-Bestellungen
  • Belege automatisch erkennen und prüfenTyp, Formalprüfung, Duplikate, Prüfaufgaben
  • Preise über Belege hinweg vergleichenAngebot/AB/Online-Bestellung/Preisliste vs. Lieferschein/Rechnung; Historie
  • Finanzielle Auswirkung von Preisänderungen erkennenMenge × Preisunterschied
  • Wichtige Kennzahlen im BlickPreisänderungen, Mengen, Skonto, offene Rechnungen, wiederkehrende Kosten
  • Wareneinsatzquote auf Einkaufsbasis berechnenEinkauf/Beleg + manuelle Umsätze
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Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich · pro Standort
Premium
MargenWächter

RechnungsWächter inklusive, dazu: Inventur, Kasse, Lieferdienste, Überweisungen und die Einkaufsberatung.

117,60 €
pro Standort / Monat, RechnungsWächter inklusive
bei jährlicher Abrechnung · netto zzgl. USt.
Davon MargenWächter
39,20 €
Summe für 12 Monate
1.411,20 €

Alles aus RechnungsWächter, dazu:

  • Einkaufsberatung inklusive: wir verhandeln deine Preise für Wareneinkauf, Energie und Gebühren bei Kartenzahlung
  • Schwund und Bruch dokumentierenBetrieb + Finanzamt
  • Inventur und Bestand erfassen
  • Bestand für Bestelllisten und Soll-Bestände
  • Bestellmengen analysieren
  • Kassenumsätze automatisch auswerten (Bons, Z-Berichte, Datei oder Anbindung), frag nach, ob deine Kasse dabei ist
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Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich · pro Standort
Warteliste
BuchhaltungsWächter

RechnungsWächter inklusive, dazu die vorbereitende Buchhaltung: Belege dem Bankumsatz zuordnen, fehlende Belege anfragen, Kontierungsvorschlag für die Kanzlei.

133,60 €
pro Standort / Monat, RechnungsWächter inklusive
bei jährlicher Abrechnung · netto zzgl. USt.
Davon BuchhaltungsWächter
55,20 €
Summe für 12 Monate
1.603,20 €

Alles aus RechnungsWächter, dazu:

  • Belege dem Bankumsatz oder der Kreditkartenabrechnung zuordnen
  • Bankkonten und Kreditkarten anbinden
  • Zahlungen ohne Beleg finden
  • Fehlende Belege im Postfach suchen und beim Lieferanten anfragen
  • Kontierungsvorschlag zur Rechnung, mit Belegbild an die Kanzlei
  • Kassenbelege an das Kassenbuch in deiner Buchhaltung weiterleiten
Auf die Warteliste setzen
Derzeit für ausgewählte Kunden freigeschaltet
Mehrere Standorte
FilialWächter

Für mehrere Betriebe: Überblick, Filialvergleich und Kostenkontrolle, pauschal.

+79,20 €
pro Monat, pauschal
bei jährlicher Abrechnung · unabhängig von der Anzahl der Standorte · netto zzgl. USt.
Summe für 12 Monate
950,40 €

Zusätzlich für mehrere Standorte

  • Filialen und Standorte im System abbilden
  • Überblick über die ganze Kette
  • Belegkosten aller Filialen vergleichen und steuern
  • Wo die Kosten sitzen, über alle Standorte sichtbar
  • Kostenquoten pro Standort im Blick
  • Preise zwischen Filialen vergleichen
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Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich

Was als übliche Nutzung gilt, steht in § 7 der AGB.

Bei Software-Anbindungen über API können vom Drittanbieter an uns berechnete Kosten zusätzlich zum Abo weitergegeben werden. Details in den AGB.

Mehrere Standorte? FilialWächter ergänzt die Basis um den Überblick über alle Betriebe. FilialWächter ansehen oder Termin buchen
FAQ

Häufige Fragen

Was kostet RechnungsWächter für mehrere Standorte?

RechnungsWächter kostet ab 78,40 Euro je Standort und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 98 Euro. Im Halbjahresabo sparst du 10 Prozent. FilialWächter kommt pauschal für 99 Euro monatlich dazu, unabhängig von der Zahl der Standorte, und setzt RechnungsWächter oder MargenWächter in jedem Standort voraus. Bei API-Anbindungen und größeren Betrieben kann eine Einrichtungsgebühr anfallen, die wir vorher mit dir abstimmen.

Geht das mit mehreren GmbHs und Franchise-Nehmern?

Ja. Unter deiner Gruppe liegen mehrere Firmen, unter jeder Firma ihre Standorte, zum Beispiel deine eigene GmbH und die Firmen deiner Franchise-Nehmer. Jeder Standort hat seinen eigenen Datenraum und seine eigene Beleg-Adresse. Ein Login erreicht alle Betriebe, für die du freigeschaltet bist.

Wer richtet den Zugang für mehrere Standorte ein?

Unser Team, gemeinsam mit dir. Firmen, Standorte und Rollen legen wir im Gespräch an und bleiben danach dabei. Deshalb beginnt der Weg für Ketten mit einem Termin.

Kann die Zentrale die Buchhaltung für alle Betriebe übernehmen?

Ja. Macht die Zentrale die Buchhaltung für einen Betrieb, wird sie dafür freigeschaltet und arbeitet dort mit denselben Rechten. Sie ordnet Belege dem Bankumsatz zu, fordert fehlende an und übergibt sie mit Kontierungsvorschlag an die Kanzlei. Gebucht wird in der Kanzlei.

Sieht ein Franchise-Nehmer die Zahlen der anderen?

Nein. Wer was sieht und darf, stellst du je Betrieb ein. Ein Franchise-Nehmer sieht nur seine eigenen Betriebe und Zahlen, die Zentrale alle Betriebe, für die sie freigeschaltet ist.

Was bekomme ich im täglichen KI-Report?

Eine Mail am Tag, die zusammenfasst, was sich über deine Standorte hinweg getan hat. Zum Beispiel, wo ein Standort bei Preisen oder Belegkosten aus der Reihe fällt.

Welche Software prüft Lieferantenrechnungen für mehrere Filialen oder Franchise-Standorte?

RechnungsWächter prüft die Lieferantenrechnungen jedes Standorts Position für Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis. Jeder Standort hat eine eigene Beleg-Adresse. FilialWächter ergänzt ein Cockpit über alle Standorte: Du vergleichst sie, siehst Ausreißer und bekommst jeden Tag einen KI-Report per E-Mail.

Wie vergleiche ich die Kosten meiner Filialen?

Vergleichbar werden Filialen erst, wenn die Kosten gleich erfasst sind: dieselben Warengruppen, dieselben Kostenarten, geprüfte Rechnungen statt Summen aus der BWA. Dann lohnt der Blick auf Einkaufspreise je Artikel und den Wareneinsatz je Standort. FilialWächter stellt die Standorte dafür nebeneinander, auch je Warengruppe, und zeigt, wo derselbe Einkauf mehr kostet.

Wir sehen uns gemeinsam deine Standorte an und zeigen dir, wo sie beim Einkauf auseinanderlaufen.

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