Niemand prüft Positionen. Die Gesamtsumme wirkt plausibel, also wird bezahlt. Dass der Lachs seit drei Wochen 8 Prozent mehr kostet, steht in Zeile 14 und fällt keinem auf.
Der Lieferschein liegt im Kühlraum
Morgens abgezeichnet, mit Kugelschreiber korrigiert: sieben statt neun Kisten. Die Rechnung kommt Tage später über neun. Wer legt die beiden Blätter jetzt nebeneinander?
Beide Male steht der Fehler in einer einzelnen Zeile, und im Alltag hat niemand Zeit, sie zu suchen. Das übernimmt RechnungsWächter.
Lieferschein, Preis und Rechnung automatisch abgleichen: das Video
Eine Sammelrechnung vom Gemüsehändler, zwanzig Belege: In knapp drei Minuten siehst du den Abgleich von Hand und mit RechnungsWächter.
Die Stimme im Video ist KI-generiert. Die Aufnahmen aus der App zeigen Demo-Daten.
Text des Videos lesen
Das hier ist eine einzige Lieferantenrechnung von deinem Gemüsehändler. Um sie zu prüfen, brauchst du zwanzig Belege. RechnungsWächter gleicht Lieferschein, Preis und Rechnung automatisch ab und findet die Fehler, bevor du bezahlst.
Dein Gemüsehändler kommt sechs Tage in der Woche, und jeden Tag bleibt ein Lieferschein bei dir. Am Mittwoch fehlen zwei Kisten Tomaten. Dein Team korrigiert die Fehlmenge von Hand auf dem Lieferschein. Zweimal nimmt der Fahrer leere Kisten wieder mit, und dafür bekommst du jedes Mal einen Pfandretourenschein. Zwei Wochen später kommt die Sammelrechnung: sechs Liefertage auf fünf Seiten. Für die Preise brauchst du zwei Preislisten, weil nicht alle Artikel auf derselben stehen. Dazu kommt die letzte Rechnung für alles, was auf keiner Liste steht. Und das ist nur einer von deinen Lieferanten.
So gleichst du Lieferschein und Rechnung von Hand ab. Zuerst ordnest du die Lieferscheine den Liefertagen zu. Dann vergleichst du die Menge, Position für Position. Und dann suchst du den Referenzpreis: in der ersten Preisliste, in der zweiten Preisliste, auf der letzten Rechnung. Das Pfand hast du dann noch gar nicht geprüft. An diesem Punkt bezahlen viele die Rechnung, wie sie ist, mit zwei Kisten, die nie angekommen sind.
Jetzt dieselbe Woche mit RechnungsWächter. Am Wareneingang fotografiert dein Team jeden Lieferschein aus Papier und jeden Pfandretourenschein. Die KI liest jeden Beleg bis zur einzelnen Position aus, auch die Korrektur von Hand. Du musst nicht einmal alles fotografieren. Binde dein E-Mail-Postfach an, und RechnungsWächter sucht die Belege für dich zusammen. Sobald die Rechnung da ist, gleicht RechnungsWächter Lieferschein, Preis und Rechnung automatisch ab. Ein Bestellsystem brauchst du dafür nicht. RechnungsWächter findet die Fehlmenge vom Mittwoch. Er prüft jeden Preis gegen die richtige Referenz, also gegen Preisliste oder letzte Rechnung. Und er meldet dir Leergut, das du zurückgegeben, aber nicht gutgeschrieben bekommen hast. Zu dir kommen nur die Abweichungen.
Aus jeder Abweichung macht RechnungsWächter eine Reklamation mit Beleg und Position, schickt sie automatisch an deinen Lieferanten und hält sie nach, bis die Gutschrift da ist. Rechnung und Gutschrift gehen sortiert an deinen Steuerberater, wenn du das möchtest. Zwanzig Belege, und du hast keinen davon selbst abgleichen müssen. So verlierst du kein Geld mehr an Rechnungen, die niemand prüft. Du sparst dir Zeit und Geld in deinem Backoffice. Und was dein Lieferant zu viel berechnet hat, holst du dir als Gutschrift zurück. Du kannst RechnungsWächter 14 Tage kostenlos testen. Der Link steht in der Beschreibung.
So funktioniert es
Drei Schritte, von der Lieferung bis zur Freigabe
1
Beleg geht ein
Per Foto, E-Mail-Weiterleitung, Upload oder über das eigene Postfach deines Standorts, auch als E-Rechnung. RechnungsWächter liest jeden Beleg bis auf die einzelne Position aus, handschriftliche Korrekturen eingeschlossen. Lieferscheine ordnet er der passenden Rechnung selbst zu.
2
Sachliche und rechnerische Prüfung
Menge, Preis und Einheit werden gegen Lieferschein, Bestellung, Preisliste oder freigegebenes Angebot geprüft, formell gegen die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Ein Beispiel: Gelten bei einem Lieferanten zwei Preislisten, prüft RechnungsWächter jeden Artikel gegen seine Liste und alles Übrige gegen die letzte Rechnung. Die Toleranzgrenze stellst du je Lieferant ein.
3
Freigabe und Übergabe
Passt alles, gibt der Assistent frei. Weicht etwas ab, bekommst du den Fall mit Beleg, Position und Betrag zum Bestätigen oder Reklamieren. Geprüfte Belege gehen sortiert an den Steuerberater oder an DATEV Unternehmen online.
Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.
Nur Abweichungen landen bei dir. Der Rest läuft im Hintergrund.
Drei Fälle, wie sie im Alltag vorkommen. Entscheide selbst: reklamieren oder freigeben.
Geschützt
0,00 €
Reklamiert
0
Geprüft
0 / 3
RE 2026-09817
Abweichung
Fischhandel Nordkai
Lachsfilet frisch · 23 kg
Letzter Preis15,00 €/kg
Rechnung16,20 €/kg
Stille Preiserhöhung erkannt+27,60 €
Jede Woche dasselbe1.435,20 € im Jahr
Belege & Wiedervorlage automatisch
RE 2026-04812
Abweichung
Frischemarkt Hansa
Bio-Avocado Hass · KG
Lieferschein8,4 kg
Rechnung9,2 kg
Mehr berechnet als geliefert+3,84 €
Jede Woche dasselbe199,68 € im Jahr
Belege & Wiedervorlage automatisch
RE 2026-31204
Abweichung
Getränke Nord
Pfand · 0,5 L Glas (20er)
Zurückgegeben12 Kästen
Gutgeschrieben8 Kästen
Pfandrückgabe nicht verbucht+12,40 €
Jede Woche dasselbe644,80 € im Jahr
Belege & Wiedervorlage automatisch
Das sind drei Zeilen aus drei Rechnungen. Wiederholen sie sich jede Woche, zahlst du 2.279,68 € im Jahr zu viel.
Zum Vergleich: RechnungsWächter kostet je nach Zahlweise 940,80 bis 1.176 Euro im Jahr.
Aus der Praxis
Was Betriebe nach dem Start berichten
Das Einzige, was ich noch mache: wenn mal eine Frage kommt, sage ich Ja oder Nein. Mehr nicht. […] Bei den Lieferanten kann ich jetzt besser verhandeln, weil ich sofort sehe, wenn was nicht stimmt oder die Preise hochgehen.
✓Formelle Prüfung der Pflichtangaben nach § 14 UStG
✓Zahlungsbedingungen (Skonto, Zahlungsziel) werden je Lieferant gelernt
✓Chatbot fragt Belege und Daten ab, so wie ein Mitarbeiter es könnte
Wenn mal Preislisten fehlen, nimmt er einfach die letzten Rechnungspreise. Man muss die Belege nichtmal selbst sortieren oder zueinander zuordnen. Das macht es automatisch.
Andi Frinke, Buchhaltung, Hotel, Trustpilot, 10.09.2026Alle acht Schritte von der Lieferung bis zur Inventur ansehen
Von der Lieferung bis zur Inventur in acht Schritten
So läuft ein Beleg durch RechnungsWächter, vom Foto am Wareneingang bis zur Zählung im Kühlhaus.
01
Beleg geht ein.
Foto aus der Küche, E-Mail-Weiterleitung, Upload oder ein eigenes Postfach je Standort. E-Rechnungen genauso.
02
Alles wird lesbar.
Jeder Beleg wird erkannt, nach Typ sortiert und bis auf die einzelne Position ausgelesen.
03
Der Assistent prüft.
Menge, Preis und Einheit gegen Lieferschein, Preisliste oder Angebot. Standardfälle laufen durch, zu dir kommt nur, was abweicht.
04
Preise bekommen ein Gedächtnis.
Jede Änderung je Artikel und Lieferant wird sichtbar, mit dem Betrag, den sie dich im Zeitraum gekostet hat.
05
Die Kosten stehen an einem Ort.
Wareneinsatzquote auf Einkaufsbasis, Fixkosten und Kosten nach Art in einem Dashboard, Monat gegen Monat vergleichbar.
06
Die Buchhaltung bekommt Ordnung.
Belege gehen sortiert an Steuerberater oder DATEV Unternehmen online, mit Belegbild. Duplikate sind vorher erkannt.
07
Zahlungen im Blick.
Offene Rechnungen, Skonto und die Fälligkeiten der nächsten dreißig Tage. Mit MargenWächter überweist du direkt aus der App.
08
Inventur zum Schluss.
Mit MargenWächter zählst du Kühlhaus, Theke und Lager Raum für Raum, bewertet mit den Einkaufspreisen aus deinen Rechnungen.
Für wen
Für welche Betriebe das gemacht ist
Restaurants, Cafés, Bars und Hotels mit Küche ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat
Ketten und Franchise, mit FilialWächter als Cockpit über alle Standorte
Handwerk, Einzelhandel und Großhandel, die gegen Angebot, letzte Rechnung oder eigene Preisliste prüfen
RechnungsWächter lohnt sich ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat.
RechnungsWächter ist der Spezialist für die Prüfung selbst: jede Position gegen Lieferschein und vereinbarten Preis, vor der Zahlung, ohne Wechsel von Kasse oder Warenwirtschaft. Daneben stehen andere Ansätze, etwa Rechnungsfreigabe wie Candis, Prozessplattformen wie Flowers Software oder Warenwirtschaft wie gastronovi.
Enthalten im Paket RechnungsWächter: ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo, unbegrenzt viele Nutzer. Laufzeit monatlich, halbjährlich oder jährlich, keine Einrichtungsgebühr für einzelne Betriebe. Alle Preise
1
Kennenlernen, 30 Minuten
Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo RechnungsWächter in deinem Betrieb ansetzt.
2
Angeleitete Einrichtung
Sofort startklar: Wir richten alles in 15 Minuten mit dir ein. Der erste Beleg kommt per Foto, E-Mail oder Upload.
3
14 Tage kostenlos testen
Danach testest du 14 Tage kostenlos mit deinen eigenen Lieferanten. Die 14 Testtage kosten dich nichts. Deine Zahlungsdaten hinterlegst du beim Start, abgebucht wird erst danach.
Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.
Kurz erklärt
Rechnungsprüfung, kurz erklärt
Rechnungsprüfung ist die Kontrolle einer Lieferantenrechnung vor der Zahlung. Rechnerisch geht es um Summen, Steuer und Pflichtangaben nach § 14 UStG. Sachlich geht es um jede Position gegen Lieferschein, Bestellung und vereinbarten Preis.
RechnungsWächter legt jede Lieferantenrechnung neben Lieferschein, Bestellung und den vereinbarten Preis und prüft Position für Position Menge, Preis und Einheit. So meldet RechnungsWächter Preis-, Mengen- und Pfandabweichungen, bevor du bezahlst. Standardfälle gibt der Assistent selbst frei, nur Abweichungen kommen zu dir. Sinnvoll ab etwa 30 Lieferantenrechnungen im Monat, ab 78,40 Euro pro Standort und Monat im Jahresabo.
Kein Kassensystem, keine Warenwirtschaft, keine Buchhaltung. Geprüfte Belege gehen per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.
Aktualisiert am
1.260 bis 3.600 Euro
Im Jahr bei angenommenen 0,35 bis 1 Prozent übersehenen Abweichungen im Einkauf.
Quelle: Annahme RechnungsWächter; Anhaltspunkt: Consolidated Concepts 2015, Angabe eines Einkaufsverbunds
80 bis 160 Stunden
Im Jahr würde es kosten, jede der über 19.000 Positionen gegen Lieferschein und zugesagten Preis zu halten, bei 15 bis 30 Sekunden je Position.
Quelle: Modellrechnung RechnungsWächter: 1.600 Positionen im Monat, 15 bis 30 Sekunden je Position
FAQ
Häufige Fragen
Welche Unterlagen werden für eine Rechnungsprüfung benötigt?
Die Rechnung selbst, der unterschriebene Lieferschein mit handschriftlichen Korrekturen und die Bestellung oder das Angebot als Mengenreferenz. Dazu eine Preisreferenz: Preisliste, Rahmenvertrag oder die letzte Rechnung desselben Artikels. Für Pfand kommt der Leergutbeleg dazu. In RechnungsWächter liegen alle diese Belege im selben Vorgang.
Was ist, wenn RechnungsWächter bei mir keine Abweichungen findet?
Das zeigt sich im Test, bevor du etwas zahlst. Du prüfst 14 Tage lang die Rechnungen deiner eigenen Lieferanten. Findet RechnungsWächter nichts, rechnen deine Lieferanten korrekt ab, und du kündigst in der App, ohne dass etwas abgebucht wird. Findet er etwas, siehst du je Fall Beleg, Position und Betrag.
Wie schnell ist die Rechnungsprüfung eingerichtet?
Nach dem Kennenlernen dauert die angeleitete Einrichtung 15 Minuten. Danach schickst du den ersten Beleg per Foto, E-Mail oder Upload. Eine Installation oder eine Schulung brauchst du nicht, und dein Lieferant muss nichts umstellen.
Was prüft RechnungsWächter an einer Eingangsrechnung genau?
Zwei Ebenen. Rechnerisch und formell prüft RechnungsWächter die Pflichtangaben nach § 14 UStG, Summen und Steuer. Sachlich legt er jede Position neben Lieferschein, Bestellung oder Angebot und prüft Preis, Menge, Einheit und Pfand. Die zweite Ebene bleibt im Alltag oft liegen, und in ihr steckt das Geld.
Muss ich jede Rechnung selbst freigeben?
Nein. Den Workflow der Rechnungsprüfung legst du fest, der Kontrollgrad ist stufenlos. Du kannst bestimmen, dass der Assistent Standardfälle innerhalb der Toleranzgrenze selbst freigibt und dir nur Abweichungen vorlegt, oder dass du jeden Punkt siehst. Wer im Betrieb freigeben darf, regelst du über Rollen und Rechte.
Wogegen wird der Preis geprüft?
Wahlweise gegen die letzte Rechnung desselben Artikels, gegen eine hinterlegte Preisliste oder gegen ein freigegebenes Angebot. Sonderpreise bestätigst du einmal, danach gelten sie als Referenz. Preise von außen, etwa Marktpreise oder Vergleichsangebote, holt RechnungsWächter nicht.
Wie behält RechnungsWächter Pfand und Leergut im Blick?
RechnungsWächter rechnet das Pfand je Lieferant aus Rechnungen, Lieferscheinen und Gutschriften mit, getrennt nach Kiste, Fass oder Flasche. Gibst du Leergut zurück und es taucht auf keiner Gutschrift auf, meldet RechnungsWächter das. Geschirrpfand und das Pfand gegenüber deinen Gästen gehören nicht dazu.
Funktioniert die Rechnungsprüfung mit DATEV?
Ja, über DATEV Unternehmen online. Rechnungen und Gutschriften gehen per Upload-Mail an die DATEV-Adresse deines Steuerberaters, mit Belegbild. Ob ein Beleg sofort nach Eingang weitergeht oder erst nach deiner Bestätigung, stellst du ein. Ein DATEV-Dateiformat erzeugt RechnungsWächter nicht, gebucht wird beim Steuerberater. Agenda, Lexware Office und BMD erreichst du auf demselben Weg.
Zusammenspiel
Was aus denselben Belegen noch entsteht
Preisentwicklung und Nachverhandlung
RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro.
RechnungsWächter sortiert und strukturiert die Belege und übergibt sie mit Belegbild per Mail an den Steuerberater, an DATEV Unternehmen online, Agenda, Lexware Office oder BMD.
RechnungsWächter prüft, meldet und übergibt. Alles Weitere bleibt bei deinem Steuerberater und den Systemen, die du dafür schon hast.
Was RechnungsWächter nicht übernimmt
Kein Abgleich der Auftragsbestätigung gegen die Bestellung. Keine Marktpreise von außen. Geprüft wird gegen das, was du vereinbart oder zuletzt bezahlt hast.
Keine steuerliche Beurteilung, keine Buchung.
Kein Geschirrpfand, keine Pfandabrechnung gegenüber Gästen.
Keine Zusage, dass nichts ungeprüft durchgeht. Den Kontrollgrad entscheidet der Betrieb.
Wir sehen uns gemeinsam deine echten Belege an und zeigen dir, wo dieses Modul bei dir ansetzt.
Der Start: 30 Minuten Kennenlernen an deinen eigenen Belegen, danach 14 Tage kostenlos.
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