Kalkulation in der Gastronomie: drei Methoden im Vergleich

Welche Kalkulationsmethoden gibt es in der Gastronomie?

Am Anfang steht immer der Wareneinsatz je Portion: jede Zutat aus der Rezeptur mit Menge und Einkaufspreis, netto. Von dort führen drei Wege zum Kartenpreis. Sie beantworten verschiedene Fragen.

Auf den Nettopreis kommt bei allen drei Methoden die Mehrwertsteuer: 7 Prozent für Speisen, 19 Prozent für Getränke. Alle Beispiele auf dieser Seite rechnen mit demselben Gericht, einem Schnitzel.

Rechenbeispiel: der Wareneinsatz eines Schnitzels

Die Zahlen sind Beispielwerte. Alle Einkaufspreise sind netto, so wie sie auf der Lieferantenrechnung stehen.

Aufschlagskalkulation: der Preis über einen Faktor

Bei der Aufschlagskalkulation nimmst du den Wareneinsatz mal einen festen Faktor. Der Faktor ergibt sich aus der Wareneinsatzquote, die du anstrebst.

Mit einer Ziel-Wareneinsatzquote von 28 Prozent rechnest du so:

Ein Faktor von 3,57 entspricht einem Aufschlag von 257 Prozent auf den Wareneinsatz. Das ist der Mittelsatz der Richtsatzsammlung für Gaststätten. Wie das Finanzamt diesen Aufschlag für den ganzen Betrieb nachrechnet, steht im Ratgeber zum Rohgewinnaufschlagsatz.

Wofür sie taugt: für einen schnellen ersten Preis und als Gegenprobe zur Richtsatzsammlung.

Wo sie an Grenzen stößt: Der Faktor kennt deine Kosten nicht. Ob 3,57 bei deinen Personal- und Mietkosten reicht, sagt er nicht. Außerdem wächst der Preis mit dem Wareneinsatz. Ein Steak mit 9 Euro Ware käme mit demselben Faktor auf über 32 Euro netto. Eine Pasta mit 2 Euro Ware käme auf 7,14 Euro.

Vollkostenkalkulation: der Preis aus deinen eigenen Kosten

Die Vollkostenkalkulation rechnet mit den Kosten deines Betriebs. Personal, Miete, Energie und alle übrigen Kosten verteilst du als Gemeinkostenzuschlag auf den Wareneinsatz. Darauf kommt der Gewinn, den du dir vornimmst. DEHOGA Baden-Württemberg beschreibt diesen Weg so: Die Gemeinkosten werden prozentual zu den Warenkosten angesetzt, daraus ergeben sich die Selbstkosten.

Die Gemeinkosten stehen in deiner BWA. Ein Beispielmonat, alle Werte netto:

Für das Schnitzel heißt das:

Der Vergleich mit der Aufschlagskalkulation ist aufschlussreich. Der Faktor 3,57 ergab 12,50 Euro netto, die Selbstkosten liegen bei 10,64 Euro. Im Beispiel bleiben mit dem Faktor also 1,86 Euro Gewinn je Portion. Ein Betrieb mit höheren Personalkosten hat einen höheren Gemeinkostenzuschlag, und dann kann derselbe Faktor zu wenig sein.

Wofür sie taugt: Sie zeigt die langfristige Preisuntergrenze. Unter den Selbstkosten verdienst du auf Dauer nichts.

Wo sie an Grenzen stößt: Laut DEHOGA Baden-Württemberg ist sie für kurzfristige Entscheidungen weniger geeignet. Die Umlage nach Wareneinsatz ist außerdem eine Annahme. Ein Schnitzel macht nicht dreimal so viel Arbeit wie eine Suppe, nur weil seine Ware dreimal so teuer ist. Und der Zuschlag ändert sich mit der Auslastung. In einem schwachen Monat verteilen sich dieselben Fixkosten auf weniger Ware.

Deckungsbeitragsrechnung: was jedes Gericht beiträgt

Die Deckungsbeitragsrechnung trennt variable von fixen Kosten. Variabel ist, was mit jeder verkauften Portion anfällt, vor allem die Ware. Fix sind Miete und der größte Teil der Personalkosten. Der Deckungsbeitrag ist das, was ein Gericht nach seinen variablen Kosten übrig lässt.

Das Schnitzel zu 13,50 Euro auf der Karte bringt 12,62 Euro netto. Abzüglich 3,50 Euro Ware bleiben 9,12 Euro Deckungsbeitrag. Ob das genug ist, entscheidet nicht die Quote, sondern die Summe aller Deckungsbeiträge im Monat: Sie muss die Fixkosten und den Gewinn tragen.

Zwei Gerichte mit Beispielwerten zeigen, warum die Quote allein täuscht:

Das Steak hat die schlechtere Quote und bringt trotzdem 9 Euro mehr je Portion. Legst du daneben, wie oft jedes Gericht verkauft wird, siehst du, welche Gerichte die Karte tragen. Das ist die Sortimentsanalyse, die DEHOGA Baden-Württemberg als Stärke dieser Methode nennt. Bei beliebten Gerichten mit schwachem Deckungsbeitrag prüfst du den Preis. Bei Bestsellern lohnt es, den Wareneinsatz zu senken. Gerichte, die wenig beitragen und selten bestellt werden, kommen von der Karte.

Wofür sie taugt: zum Steuern der Karte und für kurzfristige Entscheidungen, etwa einen Mittagstisch oder eine Aktion. Kurzfristig lohnt jedes Angebot, das mehr als seine variablen Kosten bringt.

Wo sie an Grenzen stößt: Sie zeigt keine langfristige Preisuntergrenze. Ein positiver Deckungsbeitrag heißt noch nicht, dass der Betrieb Gewinn macht. Und sie braucht Verkaufszahlen je Gericht, am besten aus der Kasse.

Die drei Methoden im Vergleich

So nutzt du die drei Methoden zusammen

Keine der drei Methoden reicht allein. Zusammen ergeben sie einen festen Ablauf:

1. Vollkosten einmal im Jahr: Aus dem Jahresabschluss oder den BWAs rechnest du deinen Gemeinkostenzuschlag. Ändern sich Miete, Löhne oder Energie deutlich, rechnest du neu. Das Ergebnis ist deine Preisuntergrenze.
2. Aufschlag für jedes neue Gericht: Den ersten Preis setzt du mit dem Faktor. Dann prüfst du, ob er über den Selbstkosten liegt.
3. Deckungsbeitrag jeden Monat: Mit den Verkaufszahlen aus der Kasse siehst du, welche Gerichte die Karte tragen. Dort setzt du Preise, Portionen und Platz auf der Karte.

Alle drei hängen am selben Wert: dem Einkaufspreis aus der Rezeptur. Stimmt er nicht mehr, stimmen alle drei Ergebnisse nicht.

Wie kalkuliert man Getränke in der Gastronomie?

Bei Getränken ist die Rezeptur meist kurz, die Menge kommt aus der Flasche oder dem Fass. Zwei Dinge unterscheiden die Getränkekalkulation von der Speisenkalkulation: der Schankverlust und die Mehrwertsteuer von 19 Prozent.

Ein Beispiel mit Beispielwerten für ein Pils vom Fass, 0,4 Liter, nach der Aufschlagskalkulation:

Faktor 4 entspricht einer Ziel-Wareneinsatzquote von 25 Prozent. Der Faktor ist hier eine Annahme, keine Vorgabe. Speisen und Getränke können unterschiedliche Aufschläge tragen. Entscheidend ist die Mischung über den Betrieb, und die zeigt dir die Deckungsbeitragsrechnung.

Das Fasspfand steht auf der Lieferantenrechnung, gehört aber nicht in den Preis je Liter. Du bekommst es bei der Rückgabe wieder. Rechnest du es mit ein, wirkt jedes Glas teurer, als es ist.

Welche Mehrwertsteuer gilt für Speisen und Getränke?

Stand Oktober 2026 gelten in der Gastronomie zwei Steuersätze:

Der ermäßigte Satz für Speisen in Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen gilt seit dem 1. Januar 2026 und ist nicht mehr befristet. Getränke sind im Gesetz ausdrücklich ausgenommen. Für Pauschalpreise mit Speisen und Getränken, etwa ein Buffet, regelt ein BMF-Schreiben vom 22. Dezember 2025 die Aufteilung. Wie das für deine Angebote aussieht, klärt dein Steuerberater.

Für die Kalkulation heißt das: Derselbe Kartenpreis bringt netto unterschiedlich viel. Bei 4,80 Euro auf der Karte bleiben für eine Speise 4,49 Euro netto, für ein Getränk 4,03 Euro. Rechne deshalb immer auf den Nettopreis und schlage die Steuer erst danach auf.

Welche Faustregel gilt für den Kalkulationsfaktor?

Eine verbindliche Faustregel gibt es nicht. Die amtliche Vergleichszahl ist die Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums. Sie nennt den Rohgewinnaufschlag geprüfter Betriebe, und daraus lässt sich der Faktor umrechnen.

Faktor und Quote sind aus den Richtsätzen umgerechnet. Die Richtsätze sind ein Durchschnitt über den ganzen Betrieb, Speisen und Getränke zusammen. Ein einzelnes Gericht darf deutlich darüber oder darunter liegen, solange die Karte als Ganzes aufgeht. Ob der Mittelsatz zu deinen Kosten passt, zeigt dir die Vollkostenkalkulation.

Rechnest du den Faktor auf den Bruttopreis, steckt die Steuer schon darin. Aus 3,57 netto werden dann 3,82 für Speisen und 4,25 für Getränke. Wie sich die Quote aus deinem Einkauf und deinen Beständen ergibt, zeigt der Ratgeber Wareneinsatz berechnen. Für einen ganzen Monat rechnet der kostenlose Wareneinsatz-Rechner.

Warum deine Kalkulation am Preis auf der Rechnung hängt

Eine Kalkulation ist eine Momentaufnahme. Sie stimmt mit den Einkaufspreisen, die am Tag des Rechnens galten. Danach ändern sich die Preise weiter, die Karte bleibt gleich. Das gilt für alle drei Methoden, denn jede beginnt beim Wareneinsatz.

Ein Beispiel mit denselben Werten wie oben: Das Schnitzel kostet im Einkauf nicht mehr 11,90 Euro, sondern 12,90 Euro je Kilogramm. Das sind 8,4 Prozent mehr.

Bei 150 Schnitzeln im Monat sind das 27 Euro im Monat und 324 Euro im Jahr, für einen einzigen Artikel. Um wieder auf 28 Prozent zu kommen, müsste der Kartenpreis bei 14,06 Euro liegen. Die Kalkulation zeigt das nur, wenn jemand den neuen Einkaufspreis einträgt.

Der Einkaufspreis, mit dem du rechnest, ist deshalb am besten der von der letzten Lieferantenrechnung. Ein Preis aus dem Gedächtnis oder aus der Liste vom Frühjahr ist oft schon ein anderer.

Welche Software zeigt dir, wann ein Einkaufspreis deine Kalkulation verschiebt?

RechnungsWächter vergleicht jeden Einzelpreis mit der letzten Rechnung desselben Artikels und zeigt stille Preiserhöhungen in Prozent und in Euro. So siehst du, welcher Artikel teurer geworden ist, während der Monat noch läuft. Welche Gerichte davon betroffen sind, weißt du aus deiner Rezeptur, und den Verkaufspreis legst du selbst fest. Rezepturen mit Wareneinsatz je Gericht und eine grobe Prognose des Bestellbedarfs kommen mit MargenWächter. Wer direkt aus dem System beim Lieferanten bestellen will, braucht dafür eine Warenwirtschaft wie gastronovi oder FoodNotify. RechnungsWächter prüft die Rechnung davor und arbeitet daneben.

Häufige Fragen